پاورپوینت چیست؟
نرم افزار پاورپوینت برای ساخت ارائه‌های متنی - بصری طراحی شده است. به کمک پاورپوینت می‌توانید اسلایدهای برای ارائه‌های خود تهیه کنید که شامل متن، تصویر، ویدئو، جدول، نمودار، صدا و … باشد.
فرقی ندارد ارائه شما آموزشی باشد یا برای یک جلسه کاری، کسب و کاری کوچک داشته باشید یا تجارتی بزرگ، پاورپوینت طوری طراحی شده است که می‌تواند پاسخگوی نیازهای همه افراد باشد. امروزه از این نرم افزار هم در لپ تاپ و هم درگوشی می‌توان استفاده کرد.

به کمک این نرم افزار چه ارائه‌های را می‌توان انجام داد:
ارائه تجاری جهت معرفی محصول
ارائه تجاری جهت معرفی خدمات
اسلایدهای آموزشی برای کلاس‌های درس یا کنفرانس‌ها
پرزنتیشن علمی برای ارائه پروژه و پایان نامه
اسلایدهای شخصی یا خانوادگی
ساخت نقشه ذهنی
ارائه پروژه‌های کاری
ارائه گزارشات
ارائه تقویم‌های کاری یا آموزشی
در هر مورد دیگری که نیاز به ترکیب تصاویر، متن، عکس و … به صورت اسلاید و چندین صفحه باشد نیز پاورپوینت قابل استفاده خواهد بود.

معرفی اصلاحات مهم و پایه در پاورپوینت
اصلاحات پایه‌ای پاورپوینت اولین چیزی است که باید به خوبی آنها را یاد بگیرید.
اسلایدشو
اسلایدشو در واقع معادل کلمه ارئه است. پس در ادامه مقاله اگر با کلمه اسلایدشو مواجه شدید بدانید منظور همان ارائه یا پرزنتیشن است. در واقع اسلایدشو و ارائه به سندی ساخته شده در پاورپوینت نیز گفته می‌شود.
اسلاید
هر ارائه یا اسلایدشو ساخته شده در پاورپوینت شامل چندین اسلاید است. اسلایدها هر کدام یک صفحه هستند که به سند خود اضافه کرده و پشت هم قرار می‌گیرند.
انیمیشن
انیمیشن‌ها امکان متحرک‌سازی اجزا و عناصر اسلاید را می‌دهند. در واقع انیمیشن‌ها جلوه‌های بصری هستند که به زیبایی و جلوه ارائه شما اضافه خواهند کرد.
ترنزیشن
ترنزیشن (transition) معنای جا به جایی می‌دهد. در واقع ترنزیشن نیز یک جلوه بصری است. البته این جلوه فقط وقتی بین اسلایدها جا به جا می‌شوید دیده خواهد شد. به کمک این ویژگی می‌توانید نظر حضار را به ارائه جلب کنید. معرفی زبانه‌های پاورپوینت مانند بسیاری از نرم افزارهای دیگر پاورپوینت نیز زبانه‌های مختلفی دارد که در هر کدام از این زبانه‌ها امکانات مختلفی وجود دارد و شما می‌توانید به آنها دسترسی داشته باشید. امکان شخصی سازی این تب‌ها نیز وجود دارد و می‌توانید برخی ویژگی‌ها را حذف یا اضافه کنید.
در ادامه به امکاناتی که در هر یک از تب‌ها قرار دارد اشاره می‌کنیم.
File  (فایل) - پوشه
در این تب می‌توانید اسلایدشو جدید بسازید. اسلایدشو خود را را ذخیره کرده یا چاپ و اشتراک گذاری کنید. روی گزینه ی فایل (File) کلیک کنید.

بعد از کلیک بر روی گزینه ی فایل (File) صفحه ی ذیل باز می شود:

- توسط گزینه جدید (new) یک اسلایدشوی جدید ایجاد کنیم.

- توسط باز کردن (Open) اسلایدشوهایی که قبلا ایجاد کرده ایم را باز کنیم.

- کارهای انجام شده روی فایل اسلایدشو را ذخیره (save) کنیم.

- کارهای انجام شده روی فایل اسلایدشو را در یک پوشه ی با اسم جدید یا فرمت دیگر (پی دی اف (PDF)، عکس، ... ) ذخیره مجدد (Save As) کنیم.

- فایل اسلایدشوی خود را توسط پرینت (Print) چاپ کنید.

- صفحات اسلایدشوی خود را توسط خروجی گرفتن (Export) تبدیل به فیلم کنیم.

Home (هوم) - خانه
در این بخش می‌توانید فونت، اندازه فونت، پاراگراف‌ها، نقاشی‌ها و … اسلایدها را مدیریت کرد.

Insert (اینزرت یا اینسرت) – اضافه کردن
به کمک این زیانه می‌توانید لینک‌ها، تصاویر، نمودارها، جدول‌ها، متن و رسانه و … را به اسلایدهای خود اضافه کنید.

Design (دیزاین) – طراحی کردن
همانطور که از نام این زبانه مشخص است انتخاب قالب، طراحی و سفارشی سازی اسلایدها از طریق امکانات این تب انجام می‌شود.

Transitions (ترنزیشن) - انتقال
این بخش برای اضافه کردن ترنزیشن ها به اسلایدها و همچنین داشتن پیش نمایشی از ارائه استفاده می‌شود.

Animations (انیمیشنز) – انیمشن ها
در این تب می‌توانید انیمیشن‌ها را انتخاب کرده یا ویرایش کنید. سپس پیش نمایشی از آنها داشته باشید. به طور کلی این تب برای مدیریت تب‌ها به کار می‌رود.

Slide show (اسلاید شو)  - نمایش اسلاید
برای ایجاد یک اسلایدشو یا شروع آن و همچنین انتخاب نمایشگر از این بخش استفاده می‌شود.

Review (ریویو) - بازخوانی
این تب برای بازخوانی، دیدگاه‌ها و مدیریت دسترسی و … مورد استفاده قرار می‌گیرد.

View (ویو) - نمایش
تمام موارد مربوط به نمایش مانند انتخاب پنجره، بزرگنمایی، کوچک نمایی، انتخاب رنگ و … از طریق این زبانه صورت می‌گیرد.

نوار دسترسی سریع در پاورپوینت
پنجره دسترسی سریع (Quick Access) مانند سایر نرم افزارهای مایکروسافت در پاورپوینت نیز وجود دارد. این نوار در بالای صفحه و در سمت چپ صفحه قرار دارد.

این نوار ابزار با دکمه ذخیره (save) امکان ذخیره سریع فایل را به شما می‌دهد.

دکمه‌ برگشت (undo) کمک می‌کند اگر اشتباهی کرده باشید فایل را به حالت قبل برگردانید. با هر بار کلیک روی این دکمه یک گام به عقب برمی‌گردید.

دکمه دوباره انجام دادن (redo) نیز زمانی فعال می‌شود که از برگشت (undo)  استفاده کرده باشید و بخواهید مجددا تغییرات اعمال شده را برگردانید.

در انتها نیز دکمه نمایش (Presentation) کمک می‌کند تا بتوانید ارائه خود را از دید حضار ببینید.

آموزش کار با اسلایدهای پاورپوینت
اصلی‌ترین جز هر ارائه، اسلایدها هستند. به همین دلیل شما باید کار با اسلایدها را به خوبی یاد بگیرید.
اضافه کردن اسلاید جدید
برای ساخت اسلاید جدید به تب هوم (Home) رفته و در بخش اسلایدها (Slides) روی گزینه  اسلاید جدید (new slide) کلیک کنید. به همین راحتی می‌توانید یک اسلاید جدید ایجاد کنید. اگر روی فلشی که کنار گزینه اسلاید جدید (new slide) وجود دارد کلیک کنید، می‌توانید بین فرمت‌های مختلف اسلاید یکی را انتخاب کنید.

حذف اسلاید
برای حذف اسلاید کافی است آن اسلاید را انتخاب کرده و از کیبرد (صفحه کلید) دکمه حذف (delete) را انتخاب کنید. یا می‌توانید روی اسلاید راست کلیک کرده و گزینه حذف اسلاید (delete slide) را انتخاب کنید.

تغییر قالب اسلاید
اگر از قالبی که برای اسلاید خود انتخاب کرده‌اید راضی نیستید، می‌توانید به کمک دکمه طرح بندی (Layout) قالب اسلاید را عوض کنید. برای مثال اگر اسلایدی برای محتوای متنی ایجاد کردید، می‌توانید آن را به اسلایدی متنی و تصویری تغییر دهید.

آیکون اسلایدها
برخی از اسلایدهای پاورپوینت بسیار ساده هستند و به راحتی کاربرد آنها را متوجه می‌شوید. برای مثال اسلایدی شامل عنوان و متن است. اما برخی از اسلایدها بخش‌های مختلفی دارند. ممکن است در مواجهه با این اسلایدها کاربرد برخی از بخش‌ها را متوجه نشوید. در این اسلایدها در هر بخش آیکونی وجود دارد. با کلیک بر روی آیکون می‌توانید نوع محتوای مورد نیاز را وارد کنید. مثلا در این تصویر با کلیک بر  روی آیکن مشخص شده می توانید یک چارت یا نمودار (chart) جدید ایجاد کنید.

استفاده از سکشن (section) در پاورپوینت
شما می‌توانید اسلایدشو خود را به بخش‌ها و سکشن‌های مختلفی تقسیم‌بندی کرده و برای هر بخش نامی نیز انتخاب کنید. برای اینکار در تب هوم (home)  گزینه بخش (section) را انتخاب کنید. سپس گزینه اضافه کردن بخش (section  add) را انتخاب کنید. با ایجاد هر بخش می‌توانید اسلایدهای مختلفی را در آن سکشن وارد کنید. به کمک فلشی که کنار گزینه بخش (section) وجود دارد امکان حذف، تغییر نام و ادیت سکشن‌ها وجود دارد.

 استفاده از یادداشت در پاورپوینت
یادداشت نویسی در پاورپوینت برای داشتن یک ارائه خوب فوق العاده است. در واقع شما می‌توانید با این ویژگی به هر اسلاید خود یادداشتی برای خود اضافه کنید تا در هنگام ارائه کمک کند چیزی را فراموش نکنید. این یادداشت‌ها برای حضار نمایش داده نمی‌شود. برای اضافه کردن یادداشت به هر اسلاید به تب نما (view) رفته و روی گزینه یادداشت (Notes) کلیک کنید. سپس یادداشت خود را بنویسید.

چاپ یادداشت‌ها
در برخی ارائه‌ها لازم است پاورپوینت به صورت داکیومنت چاپ شده و به حضار داده شود. در چاپ پاورپوینت می‌توانید یادداشت‌ها را نیز چاپ کنید. برای اینکه حالت چاپ شده پاورپوینت خود را ببینید باید به تب نمایش (view) رفته و از قسمت نمایش ارائه (Presentation Views) گزینه صفحه ی یادداشت ها (Notes Page) را انتخاب کنید. حالا می‌توانید حالت چاپ را ببینید و آن را تغییر دهید.

برای تغییر حالت چاپ از بخش نمایش مستر (Master Views) روی یادداشت های مستر (Notes Master) کلیک کنید. حالا امکان شخصی سازی برای چاپ پاورپوینت را خواهید داشت.

اضافه کردن انیمیشن به پاورپوینت
اضافه کردن انیمیشن به پاورپوینت بسیار راحت است. انیمیشن به پاورپوینت‌های درسی یا خانوادگی جذابیت بسیاری می‌بخشد. اما در ارائه‌های رسمی‌تر بهتر است درست و به جا از انیمیشن استفاده کنید. ابتدا باید روی بخشی از اسلاید که قصد دارید به آن انیمیشن اضافه کنید کلیک کنید. سپس از تب انیمیشن (Animation) انیمیشن موردپسند خود را انتخاب کنید، و کار تمام است. مثلا در اینجا لوگوی صدخوان جهت اضافه کردن انیمیشین انتخاب شده است.

انیمیشن ورودی (Entrance): این انیمیشن‌ها برای وارد کردن یک متن یا تصویر به درون اسلاید استفاده می‌شوند.

انیمیشن تأکیدی (Emphasis): برای تاکید روی یک المان اسلاید و متحرک‌سازی آن استفاده می‌شود.

انیمیشن خروجی (Exit): برای خارج کردن یک المان از اسلاید استفاده می‌شود.

در هر اسلاید می‌توانید به هر بخش که می‌خواهید انیمیشن متفاوتی اختصاص دهید. در واقع در هر اسلاید می‌توانید چندین انیمیشن مجزا از هم داشته باشید. هر عنصری که به آن انیمیشن اضافه کنید در کنارش یک عدد اضافه خواهد شد. به کمک این عددها شما می‌توانید ترتیب انیمیشن‌ها را ببینید و به راحتی آنها را مدیریت کنید.

جهت تماشای تمام استایل‌های موجود لازم است طبق تصویر، بر روی فلش کوچک کلیک کنید؛ سپس انیمیشن مورد نظر خود را پیدا کرده و آن را انتخاب کنید.

در صورتی‌که از انتخاب خود مطمئن نیستید و تمایل دارید دوباره حرکت انیمیشن را ببینید، باید در سمت چپ صفحه گزینه پیش نمایش (Preview) را انتخاب کنید تا نحوه حرکت انیمیشن را مشاهده کنید.

فرض کنید می‌خواهید یک خودرو را وارد اسلاید کنید، ایده‌آل‌ترین افکت برای آن، حرکت از جهت چپ به راست می‌باشد. بدین منظور لازم است در نوار بالا بر روی گزینه پرواز به داخل (Fly In) کلیک کنید و سبک دلخواهتان را انتخاب کنید. سپس در بخش گزینه های افکت (Effect Options) گزینه از چپ (From Left) را انتخاب کنید. این گزینه برای تعیین دلخواه جهت حرکتی انیمیشن‌ها استفاده می‌‎شود.

گاهی پیش می‌آید که پس از انتخاب انیمیشن، دوست دارید آن را حذف کنید و مورد دیگری را جایگزین کنید. برای این کار به بخش انیمیشن‌ها بروید و بر روی فلش کوچک کلیک کنید. در اینجا لازم است گزینه پاک کردن انیمیشن (Remove Animation) را انتخاب کنید تا انیمیشن مورد نظرتان از صفحه پاورپوینت شما حذف شود.

البته راه ساده‌تر حذف انیمیشن به این شکل است که پس از انتخاب عنصر مورد نظر در اسلاید، در تب انیمیشن (Animation) روی گزینه هیچ کدام (None) کلیک کنید.

نکته بعدی، امکان استفاده از زمان‌بندی هر انیمیشن برای اجرای آن است؛ به کمک قابلیت‌های این بخش تعیین می‌کنیم که عنصر دارای انیمیشن، تحت چه شرایطی زمانی و اولویتی حرکت کند. بخش‌های مربوط به زمان‌بندی به شرح زیر است:

• گزینه شروع (Start): تعیین حرکت انیمیشن با کلیک ماوس (On Click)، همراه با عنصر متحرک قبلی (With previous) و یا بعد از عنصر متحرک قبلی (After previous)

• گزینه مدت زمان (Duration): مدت زمان اجرای انیمیشن (طول انیمیشن) را تعیین می‌کند.

• گزینه تاخیر (Delay): زمان تاخیر در اجرای انیمیشن را مشخص می‌کند.

• بخش ترتیب مجدد انیمیشن (Reorder Animation) : ترتیب نمایش و اجرای انیمیشن‌ها را با گزینه‌های انتقال به بعدی (Move Later) و انتقال به قبلی (Move Earlier) تغییر می‌دهد.

اضافه کردن ترنزیشن به اسلاید
ترنزیشن نیز مانند انیمیشن است. با این تفاوت که جلوه ایجاد شده هنگام جا به جایی بین اسلایدها به وجود می‌آید و می‌تواند توجه حضار را جلب کند. اما چطور می‌توان به اسلایدشو ترنزیشن اضافه کرد؟
برای اضافه کردن ترنزیشن به اسلاید کافی است اسلاید را انتخاب کرده سپس از تب ترنزیشن (Transitions) حالت مورد نظر خود را انتخاب کنید.

معرفی حالت‌های مختلف نمایش ارائه
مایکروسافت برای اینکه بتواند سلیقه‌های مختلف را پوشش دهد حالت‌های مختلفی برای نمایش ارائه ایجاد کرده است تا هر کس بسته به سلیقه و نیاز خود یکی از حالت‌ها را انتخاب کند. برای اینکار باید به بخش نمایش پرنزیشن (Presentation Views) و سپس صفحه ی یادداشت (Notes Page) بروید.
Normal (نرمال)
حالت نرمالی که همیشه آن را می‌بینیم. سمت چپ اسلایدهای کوچک به ترتیب شماره قرار گرفته و در سمت راست نیز اسلاید بزرگ شده قرار گرفته است. برای کار با اسلایدها به صورت گرافیکی این حالت ایده‌آل است.

Outline View (نمایش کلی)
به کمک این حالت کار خود را در یک نمای کلی خواهید دید. اسلاید بزرگ همچنان در سمت راست قرار گرفته ولی در سمت چپ صفحه پنلی وجود دارد که می‌توانید مستقیم محتوای خود را در آن کپی کنید.

Side Sorter (مرتب کننده جانبی)
در این حالت تمامی اسلایدها در وسط صفحه قرار می‌گیرند و شما می‌توانید همه اسلایدهای خود را ببینید. به علاوه می‌توانید ترتیب قرارگیری اسلایدها را با کشیدن و رها کردن تغییر دهید.

Notes page (یادداشت های صفحه)

یادداشت های نوشته شده برای اسلایدشو نمایش داده می شود.

Reading View (نمایش خواندن)
به کمک این گزینه می‌توانید همه ارائه خود را ببینید ولی نه در حالت تمام صفحه، در عوض می‌توانید ترنزیشن‌ها و انیمیشن‌هایی که اضافه کردید را ببینید.

گزینه‌های اسلایدشو
پس از اینکه ارائه شما کامل شد، نوبت به به نحوه نمایش اسلایدها می‌رسد. در ادامه امکاناتی که پاورپوینت برای نمایش اسلایدها قرار داده است را مرور می‌کنیم.
نمایش اسلاید را شروع کنید (Start Slide Show)
با از ابتدا (From Beginning) می‌توانید اسلاید خود را از اول و به ترتیب ببینید همانطور که حضار می‌بینند.

با گزینه از اسلاید فعلی (From Current Slide) ارائه خود را از اسلاید فعلی که انتخاب کرده‌اید خواهید دید.

با گزینهنمایش اسلاید سفارشی (Custom Slide Show)  می‌توانید اسلایدها را سفارشی سازی کرده و ترتیب آنها را تغییر دهید.

راه اندازی (Set Up)
به کمک گزینه نمایش اسلاید را تنظیم کنید (Set Up Slide Show) می‌توانید نوع نمایش، گزینه‌های نمایش و … را مدیریت کنید.

با گزینه پنهان کردن اسلاید (Hide Slide) می‌توانید یک اسلاید انتخابی را از حضار مخفی کنید.

به کمک گزینه تمرین زمانبندی (Rehearse Timings) متوجه خواهید شد چقدر زمان برای هر اسلاید صرف کرده‌اید.

به کمک گزینه از زمانبندی استفاده کنید (Use Timings) می‌توانید اسلایدها را زمانبندی کنید.

با اعمال تنظیمات بالا و دانستن این ویژگی‌ها می‌توانید به راحتی ارائه خود را بدون هیچ مشکلی شروع کنید.

استفاده از قالب‌های پاورپوینت
پاورپوینت قالب‌های مختلفی دارد که می‌توانید از آنها استفاده کنید. انتخاب قالب تا حد زیادی کار شما را ساده‌تر کرده و ارائه شما را زیباتر می‌کند. اگر به قالب‌های آماده پاورپوینت علاقه‌ای ندارید می‌توانید خودتان قالب بسازید یا از قالب‌های موجود در اینترنت استفاده کنید.
قالب‌های پاورپوینت ساده و مناسب برای اکثر ارائه‌ها هستند. برای انتخاب یک قالب باید به تب فایل (file) رفته سپس روی گزینه جدید (New) کلیک کنید.

حالا می‌توانید از لیست قالب‌های ظاهر شده یکی را انتخاب کنید یا اگر قالب مورد نظر را پیدا نکردید آن را جستجو کنید.

یک پاورپوینت خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟
از اسلاید مستر برای یکدست بودن المان‌هایی مثل فونت‌‌ها استفاده کنید.
از رنگ‌های مکمل برای فونت‌ها و زمینه استفاده کنید.
دقت کنید که حجم متن داخل اسلایدها بیش از حد نباشد.
از فونت‌های مناسب ارائه استفاده کنید.
تعداد اسلایدها را مدیریت کنید.
برای ۳۰ دقیقه ارائه چند اسلاید پاورپوینت لازم است؟
شما باید برای هر اسلاید به طور متوسط ۲ دقیقه زمان در نظر بگیرید. بنابراین برای یک ارائه نیم ساعته، داشتن ۱۵ اسلاید اصلی و ۲-۳ اسلاید ذخیره کافی است.